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Ministère de l’Économie et des Sciences

Congrès

En 2012, PURA fût retenue pour l’organisation complète et la gestion du « Congrès annuel de 2012 des autorités de contrôles des denrées alimentaires des Lands et de l’État fédéral » à Orscholz, en Sarre.

La phase d’appel se déroula parfaitement et l’agence fût retenue pour son choix de lieu du congrès, le Cloef Atrium à Orscholz. Outre l’organisation du congrès, nous étions chargés d’élaborer un programme spécial dédié aux invités afin de leur faire passer un séjour agréable.

Ainsi, les invités purent s’inscrire, au préalable, à différentes activités comme un atelier du forgeron, au programme du soir et aux conférences.
Les inscriptions, le déroulement du congrès mais aussi la facturation de chacun des participants furent gérés à travers notre microsite, créé pour l’occasion, grâce auquel les participants purent accéder à leur espace à l’aide d’un identifiant.

Sur cette plateforme, les invités purent non seulement s’inscrire aux différentes parties du programmes, mais aussi au système de navettes et réserver une place dans l’un des différents hôtels.

Sur place, nous avons mis en place un bureau du congrès durant les trois jours de l’événement afin d’apporter une réponse à toutes les demandes des invités.

Ainsi, ils purent y obtenir des badges indiquant leurs noms, y récupérer la documentation du congrès mais aussi y payer directement les charges.
Outre l’assistance technique du congrès, PURA s’est aussi occupé des invités, avant, pendant et durant le congrès.

Missions de l’agence

Élaboration, planification et réalisation du congrès

Mise en place d’un micro-site avec identifiant client, confirmation de réservation et inscription sur un registre Outlook

Gestion des inscriptions

Mise en place d’un bureau du congrès avec personnel accompagnant et de service

Concept de restauration complet : équipement technique et gestion de l’espace dédié aux conférences

Organisation d’activités pendant les pauses

Organisation et coordination du système de navettes

Fabrication et mise à disposition de documents et d’un compte-rendu du congrès

Facturation de l’entièreté de l’événement et des coûts liés à celui-ci

Ouverture d’un compte bancaire et distribution de supports de virement bancaires, accès en ligne possible

IMPRESSION

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